Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Tính năng Track Changes trong Word 2007. Bài viết cũng sẽ trả lời câu hỏi của bạn Đoàn Khắc Thông ở Hưng Yên đã gửi đến cuocsongonline.com vào ngày 05 tháng 04 năm 2012.

Giới thiệu: Track Changes thường được sử dụng trong trường hợp sau: bạn có 3 người cùng làm việc trên 1 văn bản: Người đầu tiên tạo ra văn bản và gửi cho bạn, Bạn là Editor (Trưởng phòng), người còn lại là Reviewer (Giám đốc - Sếp của bạn :))

Editor nhận được văn bản sẽ cần phải có ý kiến (comments) và sửa chữa trên văn bản đó. Editor sẽ làm như sau:

1. Mở văn bản

2. Sang tab Review – Click Track Changes để bật tính năng Track Changes lên.

3. Thêm comment, sửa theo ý muốn

Tất cả những thay đổi này sẽ được thể hiện rõ ràng trên văn bản. Editor nên tắt Track Changes đi trước khi gửi tài liệu cho Reviewer

Sau đó Editor gửi văn bản đó cho Reviewer, người sẽ xem lại (review) và duyệt những comments và sửa chữa/thay đổi của Editor.Đây là phần việc của Reviewer:

1. Mở văn bản

2. Sang Tab Review – Chọn Original Showing Markup từ hộp chọn trong Group Tracking

Reviewer sẽ thấy những thay đổi do Editor tạo ra.

3. Click Accept hoặc Reject trong Group Changes để Chấp thuận hoặc Hủy bỏ những thay đổi này từng cái một.

Nếu Reviewer muốn Chấp thuận tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Accept, Chọn Accept All Changes in Document

Nếu Reviewer muốn Hủy bỏ tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Reject, Chọn Reject All Changes in Document

Reviewer có thể dùng nút Next và Previous để di chuyển qua lại giữa những Thay đổi do Editor tạo ra.

Các bạn có thể xem đoạn Video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Track Changes trong Word 2007 (bằng Tiếng Anh) tại đây.

Nếu các bạn còn thắc mắc gì, xin vui lòng comment hoặc gửi email về support@cuocsongonline.com

Continue Reading...

Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

World Backup Day và những phần quà hấp dẫn

Năm nay, World Backup Day tặng bạn những phần quà sau

Bạn chỉ cần theo đường dẫn này, và click vào nút Like/Thích để giúp quảng bá về World Backup Day.

Bạn có biết: trong 100 người sử dụng máy tính, chỉ có 6 người sao lưu (backup) dữ liệu

Nếu bạn chưa bao giờ mất dữ liệu, bạn sẽ mất dữ liệu.

Nếu bạn đã bị mất dữ liệu, bạn cũng sẽ mất dữ liệu.

Tóm lại là, một ngày nào đó bạn cũng sẽ mất dữ liệu. Vì vậy, “Backup or Die” :) –> ra đời World Backup Day vào ngày 31 tháng 3 hằng năm.

Nếu bạn là người dùng hoặc doanh nghiệp quan tâm đến sao lưu dữ liệu, bạn có thể liên hệ cuocsongonline để được tư vấn miễn phí.

Chúc các bạn và gia đình nghỉ lễ Giổ tổ Hùng Vương an toàn và vui vẻ nhé.

Continue Reading...

World Backup Day và những phần quà hấp dẫn

Phần mềm nén / giải nén miễn phí tốt nhất

Trang web www.freewaregenious.com vừa có bài viết phân tích / so sánh rất chi tiết về các phần mềm nén / giải nén miễn phí tốt nhất tại đây.

Tuy nhiên, đứng trên khía cạnh người dùng và kinh nghiệm sử dụng – theo tôi những yếu tố sau đây mới thật sự quan trọng nhất:

1. Giá cả:

Đương nhiên phải là miễn phí rồi

2. Tính năng và giao diện:

Tương tự như Winzip / Winrar: nghĩa là giải nén được file zip, rar – cách sử dụng giống Winzip / Winrar.

Lý do là vì lúc trước nhiều người hay sử dụng bản free của Winzip và Winrar.

Căn cứ những yếu tố trên, lựa chọn tuyệt vời nhất theo tôi là Izarc. Bạn có thể download Izarc tại đây.

Tôi đã sử dụng Izarc gần 10 năm và hoàn toàn hài lòng với những gì Izarc cung cấp.

Bạn hãy thử xem nào :).

Continue Reading...

Phần mềm nén / giải nén miễn phí tốt nhất

Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Đối với các bạn làm việc văn phòng, hầu như tất cả mọi người đều dùng Outlook để trao đổi thư tín. Sau đây là 10 phím tắt tuyệt vời nhất:

1. Lỡ tay xóa 1 email?

Ctrl + Z – sẽ giúp bạn Undo thao tác gần nhất

2. Bạn thường xuyên sắp xếp lại email vào các folder khác nhau?

Ctrl + Shift + V – sẽ giúp bạn mở cửa sổ Move Item

3. Bạn muốn Forward email cho người khác?

Ctrl + F – Forward nhé

Ctrl + Shift + F – Forward as attachment

4. Bạn muốn gửi email (đương nhiên rồi)?

Alt + S – Send đây

5. Nhanh trở về Inbox?

Ctrl + Shift + I – về Inbox ngay

6. Bạn muốn Reply cho 1 email?

Ctrl + R

Ctrl + Shift + R – Reply All nha

7. Send/Receive all?

Ctrl + M  hoặc F9

8. Tạo email mới?

Trong Mail: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + M

9. Tạo Meeting Request?

Trong Calendar: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + Q

10. Mark as read?

Ctrl + Q

Phím tắt không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn giảm thao tác dùng chuột –> tránh bị đau tay khi làm việc trên máy tính.

Chúc các bạn một cuối tuần vui vẻ.

Continue Reading...

Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Excel: format Text để thể hiện số 0 phía trước số đếm

Nếu bạn muốn gõ số: 00023 hoặc 023.340 hoặc 23.345000 trong Excel, bạn sẽ thấy Excel tự động chuyển chúng thành 23 hoặc 23.34 hoặc 23.345. Tóm lại là Excel sẽ tự động bỏ những số không phía trước và phía sau dấu thập phân.

Thay vì gõ thêm ký tự này “’” cho từng ô dữ liệu, bạn có thể format toàn phạm vi cần gõ dữ liệu dạng này thành dạng Text.

Thao tác rất đơn giản, trong Excel 2007 - Bạn sẽ làm như sau:

Cơm thêm:

Giả sử bạn cần format như sau (cột bên phải)

Hãy dùng các bước sau:

1. Chọn vùng cần format – Ctrl +1

2. Trong Tab Number – chọn Custom

3. Nhập vào chỗ Type: 00000 – OK

Vậy là xong, hy vọng bài viết này từ Chandoo.org sẽ giúp ích cho các bạn khi nhập dữ liệu có chữ số dưới dạng format như mong muốn.

Chúc các bạn cuối tuần vui vẻ :).

Continue Reading...

Excel: format Text để thể hiện số 0 phía trước số đếm

Excel: So sánh 2 danh sách

“Mọi sự so sánh đều khập khiễng” – biết vậy nhưng có khi nào bạn thôi không so sánh :)?

Bạn nào dùng Excel nhiều sẽ hay có nhu cầu so sánh dữ liệu trên 2 danh sách (list) như sau:

Bài viết sau đây biên tập lại từ chandoo.org sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện:

1. Công thức sử dụng

Về căn bản, chúng ta sẽ dùng hàm COUNTIF.

• Cú pháp: =COUNTIF(lst2,value)=0
• Giải thích cú pháp: Kiểm tra giá trị “value” có tồn tại đâu đó trong “lst2” hay không

2. Dữ liệu giả định

3. Tìm và Tô sáng (hi-light) Dữ liệu chỉ có trong List 1

• Chọn các giá trị trong List 1 (Giả sử thuộc B21:B29)
• Chọn Conditional Formatting – New Rule… – Use a formula to determine which cells to format
• Dùng Rule sau: =COUNTIF(lst2,B21)=0
• Đương nhiên trước đó bạn đã phải đặt tên (name) data range lst2 và lst1
• Chọn màu hi-light – OK
• Bạn sẽ thấy những dữ liệu nào có trong list 1 mới được hi-light

4. Tìm và hi-light Dữ liệu chỉ có trong List 2

Quy trình làm tương tự (giả sử dữ liệu của list 2 ở C21:C28) – chỉ có ngược lại

Rule: =COUNTIF(lst1,C21)=0

5. Hi-light dữ liệu nào có cả trong 2 list

• Chọn dữ liệu trong list 1 (giả sử B21:B29)
• Dùng Conditional Formatting với Rule: =COUNTIF(lst2,B21)>0
• Chọn dữ liệu trong list 2 (giả sử C21:C28)
• Dùng Conditional Formatting với Rule: =COUNTIF(lst1,C21)>0

5. Bonus

Hãy download file example – trong sheet hilight searched value – bạn sẽ biết cách : Tạo 1 ô Search –> hilight giá trị cần tìm trong List 1 và List 2

Hy vọng bài viết này giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công việc :).

“Nguồn: Chandoo.org”

Continue Reading...

Excel: So sánh 2 danh sách

Dropbox tặng bạn 5GB

Dropbox hiện được đánh giá là dịch vụ đồng bộ dữ liệu tốt nhất. Nghĩa là những gì bạn lưu trữ trên tài khoản Dropbox sẽ tự động được đồng hóa trên các thiết bị có cài Dropbox client. Mục đích là dữ liệu của bạn luôn luôn giống nhau trên laptop ở văn phòng, PC ở nhà, Smartphone, tablet, vvv… – rất tiện lợi.

Tuy nhiên, tài khoản Dropbox miễn phí chỉ có 500MB – nếu bạn muốn có thêm 4.5GB, hãy thực hiện những bước sau:

1. Download và cài đặt Dropbox client mới tại đây.

(Nếu bạn đang dùng 1 Dropbox client cũ thì tốt nhất hãy sao lưu dữ liệu của bạn trước)

2. Cắm Camera/Smartphone/Memory Card (miễn là có hình ảnh và video vào.

3. Dropbox client sẽ tự động upload hình ảnh/video của bạn lên Dropbox server

Mỗi 500MB upload bạn sẽ được tặng 500MB dung lượng lưu trữ.

Sau khi upload hết 5GB, bạn có thể xóa hết dữ liệu trên Dropbox server đi. Thế là bạn đã có 1 tài khoản Dropbox 5GB mà không phải tốn đồng nào.

Quá tuyệt còn gì :).

Continue Reading...

Dropbox tặng bạn 5GB