Excel: Hi-light due dates

Tình huống:

Bạn dùng Excel để quản lý một danh sách công việc có thời hạn hoàn tất (deadlines / due dates). Bạn có nhu cầu khi nhìn vào file Excel này, sẽ biết ngay công việc (task) nào đã hoàn tất, sắp đến hạn, hoặc công việc nào đã hết hạn mà chưa hoàn tất. File Excel đó cần thể hiện như sau:

Điều kiện hi-light là:

Giải pháp:

Sử dụng tính năng Conditional Formatting trong Excel. Bạn có thể download file mẫu ở đây.

Các bước thực hiện:

1. Giả sử dữ liệu nằm ở vùng B6:D15 như sau (xem trong file mẫu)

2. Chọn toàn bộ vùng (B6:D15), click Conditional Formatting trên thanh menu 

3. Chọn New Rule…

4. Chọn loại rule là  “Use a formula to determine which cell to format”

5. Gõ điều kiện Format vào ô Format values where this formula is true

6. Điều kiện đầu tiên – Format font chữ màu xám đối với những công việc đã hoàn tất:

• Gõ =$D6=”Yes”
• Click Format… - Chọn màu font về xám như yêu cầu format ở trên.
• Click OK

7. Thêm điều kiện format thứ 2: hi-light màu cam cho những công việc nào sẽ đến hạn trong vòng 7 ngày

• Click Conditional Formatting trên thanh Menu – Manage Rules…
• Click New Rule…
• Chọn loại rule là  “Use a formula to determine which cell to format”
• Gõ điều kiện Format vào ô Format values where this formula is true:
• Gõ: =AND(MEDIAN(TODAY()+1,$C6,TODAY()+7)=$C6,$D6<>”Yes”)
• Click Format… - Chọn màu nền về màu cam như yêu cầu format ở trên.
• Click OK

7. Thêm điều kiện format thứ 3: hi-light font màu trắng trên nền đỏ cho những công việc nào đã quá hạn.

• Click Conditional Formatting trên thanh Menu – Manage Rules…
• Click New Rule…
• Chọn loại rule là  “Use a formula to determine which cell to format”
• Gõ điều kiện Format vào ô Format values where this formula is true:
• Gõ: =AND($C6<=TODAY(),$D6<>”Yes”)
• Click Format… - Chọn màu nền về màu đỏ và font màu trắng như yêu cầu format ở trên.
• Click OK

Và thế là xong, kể từ giờ khi bạn nhìn vào file excel của bạn, bạn sẽ dễ dàng biết được công việc nào sắp hết hạn, đã hết hạn để có thể ưu tiên cho chúng hợp lý hơn.

Chúc các bạn một ngày cuối tuần vui vẻ.

Nguồn: Chandoo.org

Continue Reading...

Excel: Hi-light due dates

Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Tính năng Track Changes trong Word 2007. Bài viết cũng sẽ trả lời câu hỏi của bạn Đoàn Khắc Thông ở Hưng Yên đã gửi đến cuocsongonline.com vào ngày 05 tháng 04 năm 2012.

Giới thiệu: Track Changes thường được sử dụng trong trường hợp sau: bạn có 3 người cùng làm việc trên 1 văn bản: Người đầu tiên tạo ra văn bản và gửi cho bạn, Bạn là Editor (Trưởng phòng), người còn lại là Reviewer (Giám đốc - Sếp của bạn :))

Editor nhận được văn bản sẽ cần phải có ý kiến (comments) và sửa chữa trên văn bản đó. Editor sẽ làm như sau:

1. Mở văn bản

2. Sang tab Review – Click Track Changes để bật tính năng Track Changes lên.

3. Thêm comment, sửa theo ý muốn

Tất cả những thay đổi này sẽ được thể hiện rõ ràng trên văn bản. Editor nên tắt Track Changes đi trước khi gửi tài liệu cho Reviewer

Sau đó Editor gửi văn bản đó cho Reviewer, người sẽ xem lại (review) và duyệt những comments và sửa chữa/thay đổi của Editor.Đây là phần việc của Reviewer:

1. Mở văn bản

2. Sang Tab Review – Chọn Original Showing Markup từ hộp chọn trong Group Tracking

Reviewer sẽ thấy những thay đổi do Editor tạo ra.

3. Click Accept hoặc Reject trong Group Changes để Chấp thuận hoặc Hủy bỏ những thay đổi này từng cái một.

Nếu Reviewer muốn Chấp thuận tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Accept, Chọn Accept All Changes in Document

Nếu Reviewer muốn Hủy bỏ tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Reject, Chọn Reject All Changes in Document

Reviewer có thể dùng nút Next và Previous để di chuyển qua lại giữa những Thay đổi do Editor tạo ra.

Các bạn có thể xem đoạn Video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Track Changes trong Word 2007 (bằng Tiếng Anh) tại đây.

Nếu các bạn còn thắc mắc gì, xin vui lòng comment hoặc gửi email về support@cuocsongonline.com

Continue Reading...

Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Đối với các bạn làm việc văn phòng, hầu như tất cả mọi người đều dùng Outlook để trao đổi thư tín. Sau đây là 10 phím tắt tuyệt vời nhất:

1. Lỡ tay xóa 1 email?

Ctrl + Z – sẽ giúp bạn Undo thao tác gần nhất

2. Bạn thường xuyên sắp xếp lại email vào các folder khác nhau?

Ctrl + Shift + V – sẽ giúp bạn mở cửa sổ Move Item

3. Bạn muốn Forward email cho người khác?

Ctrl + F – Forward nhé

Ctrl + Shift + F – Forward as attachment

4. Bạn muốn gửi email (đương nhiên rồi)?

Alt + S – Send đây

5. Nhanh trở về Inbox?

Ctrl + Shift + I – về Inbox ngay

6. Bạn muốn Reply cho 1 email?

Ctrl + R

Ctrl + Shift + R – Reply All nha

7. Send/Receive all?

Ctrl + M  hoặc F9

8. Tạo email mới?

Trong Mail: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + M

9. Tạo Meeting Request?

Trong Calendar: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + Q

10. Mark as read?

Ctrl + Q

Phím tắt không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn giảm thao tác dùng chuột –> tránh bị đau tay khi làm việc trên máy tính.

Chúc các bạn một cuối tuần vui vẻ.

Continue Reading...

Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Excel: format Text để thể hiện số 0 phía trước số đếm

Nếu bạn muốn gõ số: 00023 hoặc 023.340 hoặc 23.345000 trong Excel, bạn sẽ thấy Excel tự động chuyển chúng thành 23 hoặc 23.34 hoặc 23.345. Tóm lại là Excel sẽ tự động bỏ những số không phía trước và phía sau dấu thập phân.

Thay vì gõ thêm ký tự này “’” cho từng ô dữ liệu, bạn có thể format toàn phạm vi cần gõ dữ liệu dạng này thành dạng Text.

Thao tác rất đơn giản, trong Excel 2007 - Bạn sẽ làm như sau:

Cơm thêm:

Giả sử bạn cần format như sau (cột bên phải)

Hãy dùng các bước sau:

1. Chọn vùng cần format – Ctrl +1

2. Trong Tab Number – chọn Custom

3. Nhập vào chỗ Type: 00000 – OK

Vậy là xong, hy vọng bài viết này từ Chandoo.org sẽ giúp ích cho các bạn khi nhập dữ liệu có chữ số dưới dạng format như mong muốn.

Chúc các bạn cuối tuần vui vẻ :).

Continue Reading...

Excel: format Text để thể hiện số 0 phía trước số đếm

Excel: So sánh 2 danh sách

“Mọi sự so sánh đều khập khiễng” – biết vậy nhưng có khi nào bạn thôi không so sánh :)?

Bạn nào dùng Excel nhiều sẽ hay có nhu cầu so sánh dữ liệu trên 2 danh sách (list) như sau:

Bài viết sau đây biên tập lại từ chandoo.org sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện:

1. Công thức sử dụng

Về căn bản, chúng ta sẽ dùng hàm COUNTIF.

• Cú pháp: =COUNTIF(lst2,value)=0
• Giải thích cú pháp: Kiểm tra giá trị “value” có tồn tại đâu đó trong “lst2” hay không

2. Dữ liệu giả định

3. Tìm và Tô sáng (hi-light) Dữ liệu chỉ có trong List 1

• Chọn các giá trị trong List 1 (Giả sử thuộc B21:B29)
• Chọn Conditional Formatting – New Rule… – Use a formula to determine which cells to format
• Dùng Rule sau: =COUNTIF(lst2,B21)=0
• Đương nhiên trước đó bạn đã phải đặt tên (name) data range lst2 và lst1
• Chọn màu hi-light – OK
• Bạn sẽ thấy những dữ liệu nào có trong list 1 mới được hi-light

4. Tìm và hi-light Dữ liệu chỉ có trong List 2

Quy trình làm tương tự (giả sử dữ liệu của list 2 ở C21:C28) – chỉ có ngược lại

Rule: =COUNTIF(lst1,C21)=0

5. Hi-light dữ liệu nào có cả trong 2 list

• Chọn dữ liệu trong list 1 (giả sử B21:B29)
• Dùng Conditional Formatting với Rule: =COUNTIF(lst2,B21)>0
• Chọn dữ liệu trong list 2 (giả sử C21:C28)
• Dùng Conditional Formatting với Rule: =COUNTIF(lst1,C21)>0

5. Bonus

Hãy download file example – trong sheet hilight searched value – bạn sẽ biết cách : Tạo 1 ô Search –> hilight giá trị cần tìm trong List 1 và List 2

Hy vọng bài viết này giúp bạn tiết kiệm thời gian trong công việc :).

“Nguồn: Chandoo.org”

Continue Reading...

Excel: So sánh 2 danh sách

[Excel tip] Tạo nhanh cùng nội dung cho nhiều cells

Đôi khi, bạn cần tạo nhanh nội dung giống nhau trong nhiều cells. Có nhiều cách để làm việc này (Ctrl + C và Ctrl +V là cách được dùng nhiều nhất).

Tuy nhiên cách sau đây có lẽ là nhanh nhất:

 

 

 

 

1. Chọn tất cả các cells sẽ có cùng dữ liệu
2. Nhập dữ liệu cần tạo
3. Ctrl + Enter

Như vậy là xong – rất đơn giản và tiện lợi.

Bạn có thể xem hình minh họa sau để làm theo

“Nguồn: chandoo.org”

Continue Reading...

[Excel tip] Tạo nhanh cùng nội dung cho nhiều cells

Word: 4 templates chuyên dùng cho brainstorming

Brainstorming thường được sử dụng khi người ta cần có “càng nhiều ý tưởng càng tốt”.

Xin giới thiệu với các bạn 3 Winword template dành riêng cho brainstorming. Các bạn có thể download chúng về và in ra, sau đó phát cho mọi người trong buổi brainstorming – rất dễ dàng và tiện lợi – giúp mọi người tập trung vào chủ đề brainstorming.

1. Process Chart – download tại đây.

Dùng để tạo workflow chart

2. KWL Chart – download tại đây.

 

Giúp bạn xác định / tập trung / ưu tiên chọn kỹ năng / kiến thức nào cần học. Giải thích thêm tại đây.

3. T chart – download tại đây.

Dùng để phân tích mặt lợi / hại – 2 mặt của bất kỳ vấn đề nào.

4. Fishbone Diagram – download tại đây.

Còn gọi là Is hikawa Diagram – giải thích thêm tại đây. Thường dùng để phân tích nguyên nhân / kết quả.

Trong ví dụ trên – 1 Good week at camp là thành quả (effect) do nhiều người đóng góp (cause).

Chúc các bạn sẽ có nhiều ý tưởng độc đáo và hữu dụng trong buổi brainstorming sau nhé.

“Nguồn: www.makeuseof.com”

Continue Reading...

Word: 4 templates chuyên dùng cho brainstorming

Chrome – trình duyệt bảo mật tốt nhất hiện nay

Báo cáo so sánh độ bảo mật giữa các trình duyệt gần đây nhất do công ty bảo mật Accuvant thực hiện đã đánh giá Chrome là trình duyệt có độ bảo mật cao nhất, thứ nhì là IE, thứ ba là Firefox.

Chi tiết về báo cáo có thể xem tại đây.

Trên thực tế, Chrome là trình duyệt duy nhất đứng vững trước các hacker trong cuộc thi Pwn2Own hacker contest (tấn công trình duyệt) 3 năm liên tiếp vừa qua.

Sau đây là tóm tắt kết quả kiểm tra:

Mình hiện vẫn đang dùng Firefox là chính, Chrome là giải pháp dự phòng. Còn các bạn thì sao?

Continue Reading...

Chrome – trình duyệt bảo mật tốt nhất hiện nay

Excel: lên kế hoạch mua quà Giáng Sinh / lễ Tết

Giáng sinh sắp đến rồi bạn sẽ chuẩn bị quà gì cho gia đình, bạn bè, người yêu, đồng nghiệp và các con/cháu/em của bạn?

Chandoor.org vừa cập nhật sheet Excel sau đây giúp bạn lên kế hoạch mua quà nhanh nhất, tiết kiệm nhất, và không bỏ sót người nào.

Bạn có thể down sheet Excel này tại đây.

Sau đây là mô tả sơ bộ 1 số cột:

• Cột A: Tên người nhận quà
• Cột B: Món quà (có thể ghi địa chỉ cửa hàng/nơi bán)
• Cột C: Phân loại người nhận quà
• Cột D: Độ tuổi người nhận
• Cột E: Chi phí dự tính
• Cột F: Chi phí thực tế
• Cột G: Chi phí phát sinh hoặc số tiền tiết kiệm được (so với Dự tính ban đầu ở cột E)

Còn đây là những Ô có giá trị đặc biệt cần quan tâm:

• Ô G3: Bạn đã mua mấy món quà / tổng số quà
• Ô G4: Món quà mắc nhất mua cho ai
• Ô G5: Số món quà mắc hơn dự tính / số món quà bằng hoặc rẻ hơn dự tính
• Ô G6: Tổng chênh lệch chi phí giữa dự tính và thực tế
• Ô G7: Tổng chi phí thực tế
• Ô G8: Tổng chi phí dự tính
• Ô G9: Tổng Dự tính chi phí thực tế (món quà nào chưa có chi phí thực tế – chưa mua -  sẽ lấy chi phí dự tính đưa vào)

Chúc bạn mua được những món quà vừa ý – còn mình phải nhanh chân lên danh sách đây :).

Continue Reading...

Excel: lên kế hoạch mua quà Giáng Sinh / lễ Tết

TouchFreeze: không thể thiếu cho laptop

Một số laptop thiết kế bàn phím không phù hợp với tay của bạn hoặc cách gõ bàn phím của bạn (Trong trường hợp của tôi là Lenovo Thinkpad T410), nên khi bạn gõ bàn phím thì lâu lâu lại đụng nhầm Touchpad.
Bạn cứ tưởng tượng đang gõ 1 văn bản dài – dấu nhắc của Winword đang chạy theo điểm bạn gõ, con trỏ chuột thì ngẫu nhiên nằm ở một vị trí nào đó. Bạn đang gõ ngon lành thì lỡ tay chạm vào Touchpad –> Dấu nhắc sẽ chạy đến vị trí con trỏ chuột –> thế là bạn gõ lung tung vào chỗ đó. Nếu gõ Tiếng Việt thì còn thảm hơn nhiều.
May sao, ta có TouchFreeze
TouchFreeze sẽ tự động disable Touchpad khi bạn đang gõ bàn phím – trên cả tuyệt vời :).
Bạn có thể download TouchFreeze tại đây.

Continue Reading...

TouchFreeze: không thể thiếu cho laptop

5 Tuyệt chiêu shorcut Excel

Rất nhiều người (nhất là các bà các cô và các bác lớn tuổi) cho rằng bỏ công ra học phím tắt là mất nhiều hơn được, chỉ tổ tốn nơ-ron thần kinh mà chả tiết kiệm mấy. Thật ra, sử dụng phím tắt không chỉ tiết kiệm rất nhiều thời gian mà còn rất có lợi cho sức khỏe của bạn, giúp giảm nguy cơ bị RSI (Repetitive Stress Injury).

Và đương nhiên là mỗi người có bộ phím tắt riêng tùy theo việc họ sử dụng máy tính để làm gì. Sau đây là 5 tuyệt chiêu shortcut Excel mà tôi tâm đắc nhất – rất mong được nghe thêm tuyệt chiêu khác từ các bạn . (Tất cả các shortcut này đều được sử dụng trên Excel 2007)

1. Ctrl + 1 – Bật cửa sổ Format Cells

Tuyệt chiêu number one – vì có ai làm việc trên Excel mà lại không cần format dữ liệu cho sạch đẹp, bắt mắt?

2. Ctrl + Shift + L – Bật/tắt Filter

Nếu bạn thường xuyên làm việc với 1 bảng dữ liệu lớn cần filter – shortcut này giúp bạn tiết kiệm ít nhất 3-5 giây mỗi khi sử dụng – quá tuyệt còn gì!!!

3. Ctrl + PageUp/PageDown – Chuyển qua/lại giữa các Sheet trong cùng 1 Workbook

Bạn đã từng phải khổ sở khi phải dùng chuột chuyển tới/chuyển lui giữa một rừng Sheet – Bạn có thể vui rồi…

4. F4 – thay đổi Cell Reference

Thay vì phải gõ trực tiếp F2 rồi đổi thành $F2, F$2, hoặc $F$2 – bạn hãy dùng F4 – nhanh và tránh được nhiều sai sót.

5. F2 – thay đổi nội dung Cell

Lệnh này thì chắc chắn là các bạn sẽ dùng quá thường xuyên rồi – không phải giải thích gì thêm nữa .

Các bạn hãy chia sẻ bộ shortcut Excel yêu thích của mình cho mọi người học hỏi nhé.

Nguồn: http://chandoo.org

Continue Reading...

5 Tuyệt chiêu shorcut Excel

9 mẹo Viết email hiệu quả

Trích: http://emailcharter.org/ – 9 mẹo sử dụng email hiệu quả và chuyên nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian cho người nhận:

Luôn nghĩ: làm sao để người nhận ít tốn thời gian nhất khi xứ lý email của mình – lúc đó họ sẽ có hứng thú nhân và đọc email của bạn.

2. Rõ ràng:

• Subject ngắn gọn, nêu rõ chủ đề email, có thể thêm [Info], [Urgent], [Low Priority],vvv để người đọc dễ phân loại email.
• Câu đầu tiên nêu lý do email.
• Tránh dùng những font chữ lạ mắt, màu mè.

3. Tránh đặt câu hỏi cuối email:

Thay vì hỏi: “Ý anh thế nào?”, hãy đưa ra kiến nghị cụ thể: “Anh nghĩ sao nếu tôi – a) Liên hệ gặp khách hàng trực tiếp – b) Tiếp xúc qua điện thoại – c) Email

4. Hạn chế gửi cc

Chỉ cc những người nào thật sự cần biết nội dung email.

5. Hạn chế Email liên quan

• Đôi khi 1 vấn đề được bàn bạc nhiều lần, nên cần có những email liên quan trước đó làm ngữ cảnh thì người đọc mới có đủ thông tin xử lý email của bạn.
• Tuy vậy, tối đa nên có tối đa 3 email liên quan thôi, nhiều hơn làm người đọc rất mất thời gian và dễ bị lạc lối.
• Nếu sự việc quá phức tạp với nhiều email liên quan, hãy mời họp thì tốt hơn.

6. Hạn chế file đính kèm

File đính kèm nên có dung lượng vừa phải – không nên vượt quá 5MB.

7. Nên sử dụng EOM (End of Message) và NNTR (No Need to Respond)

• Nếu email của bạn chỉ gói gọn trong Subject là đủ – vậy chỉ cần thêm EOM vào cuối Subject – người đọc sẽ không phải mở email ra
• Nếu email của bạn không cần người đọc trả lời – hãy thêm NNTR vào cuối email hoặc cuối Subject
• Ghi chú: Nếu bạn cho rằng người đọc chưa biết những chữ viết tắt này, hãy ghi nguyên câu: End of Message (EOM) / No Need To Respond (NNTR) – sau vài lần sử dụng thì họ sẽ quen.

8. Hạn chế những mail không cần thiết

Có người gửi email: “Thank you for your help” – đa phần các trường hợp không cần thiết phải trả lời bằng 1 email khác “You’re welcome”. Như vậy sẽ tiết kiệm cho bạn và người đọc ít nhất 30 giây.

9. Go offline

Bạn nên dành ra 1 thời gian nhất định – 2-3h/ngày không check mail – để dành tập trung cho những việc dài hạn khác.

Continue Reading...

9 mẹo Viết email hiệu quả

5 Phím tắt cho Gmail

Phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sử dụng chuột –> tăng hiệu năng và bảo vệ sức  khỏe. Nếu bạn thường xuyên dùng Gmail trên web – sau đây là 5/15 phím tắt thông dụng nhất:

1. ? - Xem và kích hoạt Phím tắt
2. c – tạo mail mới
3. u – quay trở về Inbox
4. r – Reply
5. a – Reply all
6. k – chuyển con trỏ sang mail ở trên / mới hơn
7. j – chuyển con trỏ sang mail ở dưới / cũ hơn
8. Enter – mở mail đang chọn
9. f – Forward
10. Ctrl + s – Save Draft
11. # – Delete
12. l – Label
13. Shift + i – Mark as Read
14. Shift + u – Mark as Unread
15. * u – Chọn tất cả những email chưa đọc

Bạn hay dùng phím tắt nào nhất?

Continue Reading...

5 Phím tắt cho Gmail

Working ergonomically…

Khái niệm “Working ergonomically” hiện rất phổ biến tại các nước phát triển. Tóm lại nghĩa là “Đảm bảo an toàn khi làm việc” – chủ yếu là nhằm hạn chế tối đa tác hại gây ra cho sức khỏe khi làm việc – đặc biệt là khi sử dụng máy tính ví dụ hội chứng RSI – Repetitive Stress Injury (các bệnh gây ra do cơ thể phải lặp đi lặp lại 1 số động tác nhất định).

Bạn nào làm việc văn phòng, bị những triệu chứng sau: mỏi mắt, mỏi cổ, mỏi vai, đau lưng, đau cổ tay – nên đọc bài này.

Người sử dụng máy tính hay gặp phải 2 vấn đề sau:

1. Tư thế ngồi không đúng

• Còng lưng.
• Bàn ghế không đảm bảo an toàn (not ergonomic).
• Sử dụng chuột và bàn phím không đúng cách.

2. Sử dụng máy tính quá nhiều và liên tục

Giải pháp:

Đối với vấn đề đầu tiên, tư thế sử dụng máy tính đúng là như thế này:

Nhìn trong hình bạn cũng có thể thấy không khó để làm điều này. Cái chính là bạn cần chịu khó để ý thay đổi thói quen mà thôi.

Ngoài ra, bạn cũng nên đầu tư bàn ghế sao cho có khả năng điều chỉnh tùy theo hình thể của bạn. Đây chính là tính năng quan trọng nhất để xác định loại bàn/ghế đó có ergonomic hay không.

Không bao giờ dùng chuột quá nhỏ, không bao giờ dùng miếng đệm, lót cổ tay. Bạn sẽ cảm thấy rất khó chịu khi thay đổi thói quen hiện có – nhưng chỉ sau 1 ngày, bạn sẽ thấy sự khác biệt và lợi ích mang lại.

Nếu bạn dùng laptop – lại càng cần chú ý điềy chỉnh tư thế cho đúng. Lý tưởng nhất là dùng docking station và bàn phím, con chuột rời, màn hình LCD rời.

 

Đối với vấn đề thứ hai, bạn phải cài đặt và tuân thủ theo 1 phần mềm nhắc nhở bạn nghỉ ngơi khi dùng máy tính.

Khuyến nghị: Workrave – phần mềm miễn phí tốt nhất hiện nay. Bạn hãy click vào đây sau đó download phiên bản dành cho windows về và cài đặt.

Cấu hình khuyến nghị:

• Micro-break: 6 phút 1 lần, mỗi lần 10 giây
• Rest break: 50 phút 1 lần, mỗy lần 6 phút
• Daily limit: 6 giờ

Bạn nên làm những việc sau đây trong thời gian nghỉ:

• Micro-break: đứng lên đi một vòng – tập trung nhìn vào 1 vật ở xa – sau đó dần dần gần lại – thư giãn tay và ngón tay
• Rest break: Đi uống nước – nói chuyện phiếm với đồng nghiệp – làm vài động tác khởi động cho nóng người

Một số bạn sẽ cho rằng: “Vớ vẩn, mất thời gian, tốn tiền, không thực tế” – Vâng, có lẽ thế thật – đổi lại, bạn có sức khỏe tốt để lo cho gia đình. Vậy bạn chọn cái nào?

Bạn nào cần tư vấn thêm xin đừng ngại liên hệ, mình luôn sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm bản thân (mình đã từng bị RSI bây giờ thì hết rồi).

Mong các bạn luôn mạnh khỏe và vui sống .

Chú thích: hình đầu tiên là loại ghế công ty mình đang cho nhân viên sử dụng – đáng tiếc là không bán ở Việt Nam.

Continue Reading...

Working ergonomically…

Hỏi/đáp: Word Comments

Cuối tuần qua, cuocsongonline.com nhận được một câu hỏi về Comments trong Microsoft Word 2007.

Câu hỏi của bạn Tiến Huỳnh như sau:

“Cuộc sống online vui lòng chỉ mình cách đổi tên người comment trong Word 2007 với, vì một một văn bản có nhiều người comment, nên có nhu cầu phải biết tên từng người”

cuocsongonline.com xin trả lời như sau:

Chức năng Comment trong Word 2007 mặc định hỗ trợ nhiều người comment. Word 2007 cũng hỗ trợ thể hiện rõ ràng ai comment cái gì và vào thời gian nào.

Lấy ví dụ mình có một văn bản như sau:

Bạn có thể thấy comment của nhiều người.

Tên của người comment được quy định bởi thông tin lúc đầu cài đặt Microsoft Office 2007. Nếu mỗi máy của người dùng đều có thông tin đúng về tên người dùng thi điều này sẽ được thể hiện rõ như ví dụ trên.

Trong trường hợp tất cả các máy do IT cài đều dùng 1 tên – bạn có thể đổi lại tên cho đúng với tên của người dùng bằng cách: Click tab Review – Click mũi tên trong nút Track Changes – Click Change User Name…

Trong màn hình trên, bạn có thể thay đổi User name và Initials

Bây giờ khi bạn Insert 1 comment mới, bạn sẽ thấy tên người comment đã thay đổi, màu sắc thay đổi, Initial cũng thay đổi:

Hy vọng những thông tin trên giúp ích cho công việc của bạn. Nếu còn có thắc mắc bạn có thể gửi email về support@cuocsongonline.com hoặc comment ở bên dưới.

Cảm ơn bạn Tiến Huỳnh.

Continue Reading...

Hỏi/đáp: Word Comments

PDF Printer tốt nhất

Nếu bạn thường xuyên chuyển file sang PDF, bạn sẽ cần 1 PDF Printer. Với 1 PDF Printer bạn chỉ cần mở file cần chuyển lên, ra lệnh in và chọn máy in PDF là xong.

http://www.freewaregenius.com vừa tiến hành so sánh, đánh giá tính năng 10 phần mềm PDF Printer. Kết quả PDF 24 Creator đoạt giải quán quân do những lý do sau đây:

• Giao diện đẹp, dễ dùng.
• Tính năng phong phú.
• Hoàn toàn miễn phí.

Bạn có thể download PDF 24 Creator tại đây.

Các bạn thường dùng phần mềm nào để chuyển file sang PDF?

Continue Reading...

PDF Printer tốt nhất

Ghi nhớ mọi thứ với Evernote

Bạn muốn có 1 cuốn sổ ghi chép có thể ghi được mọi thứ luôn theo bạn đến bất cứ nơi đâu? Evernote sẽ giúp bạn điều này.

Evernote là một dịch vụ giúp bạn ghi nhớ mọi thứ, sắp xếp và phân loại nội dung theo tag, và đồng hóa dữ liệu lên máy chủ Evernote.

Điều đặc biệt là bạn có thể truy xuất những thông tin này ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào có khả năng truy cập Internet – một ví dụ điển hình của điện toán đám mây (cloud computing).

Ví dụ bạn có 1 PC Windows ở công ty, 1 Mac laptop ở nhà, 1 Iphone (hoặc Android, hay bất kỳ điện thoại nào có thể truy cập Internet qua 3G hoặc GPRS) – bạn có thể truy xuất vào tài khoản Evernote của bạn trên bất kỳ thiết bị nào nêu trên và dữ liệu giữa các thiết bị luôn đồng nhất với dữ liệu của bạn trên máy chủ Evernote. Thậm chí khi bạn vào 1 máy tính khác, bạn cũng có thể truy xuất vào tài khoản Evernote của bạn qua 1 trình duyệt như Internet Explorer hoặc Firefox.

Tài khoản miễn phí của Evernote sẽ cung cấp cho bạn 60MB / tháng – quá tốt và quá đủ.

Hiện tôi đưa tất cả những bài viết/bài báo nào mà mình thấy hay và có ích lên Evernote để sau này có thể tìm lại dễ dàng.

Bạn có thể truy cập vào trang web của công ty Evernote để tài phần mềm Evernote và đăng ký tài khoản Evernote miễn phí.

Với những tính năng miễn phí tuyệt vời, dịch vụ Evernote đã được giới thiệu trên hầu hết các tạp chí Tin học nổi tiếng trên thế giới bao gồm cả PC World Mỹ.

Bạn còn chờ gì nữa, nào nhanh tay lên.

Continue Reading...

Ghi nhớ mọi thứ với Evernote

5 lý do tôi chọn Gmail?

Từ kinh nghiệm cá nhân tôi, Gmail hiện đang là webmail miễn phí tốt nhất. Đây là 5 lý do chính:

1. Tốc độ:

Nhanh nhất

2. Giao diện:

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thuận tiện

3. Tính năng:

Có những tính năng miễn phí tốt nhất:Hỗ trợ IMAP – POP3; hỗ trợ tất cả các loại điện thoại di động.

Các tính năng mới được liên tục phát triển. Đây là một số tính năng mới nhất:

• Kích hoạt Gmail lab
• 5 tuyệt chiêu Gmail lab 
• Gmail và tính năng Superstar

4. Bảo mật:

An toàn nhất: với tính năng xác thực 2 yếu tố (2-factor-authentication), cho dù hacker có lấy được mật khẩu hộp thư cũng không làm gì được.

Đây là tính năng miễn phí tuyệt vời nhất của Gmail – giúp tôi yên tâm sử dụng.

Bạn có thể xem hướng dẫn kích hoạt tính năng này tại đây:

Gmail tăng cường bảo mật

5. Độ tin cậy:

Tốt nhất.

Cách đây 5 năm, khi xảy ra vụ cắt cáp quang ngoài biển, trong vòng 2 ngày đầu, tất cả các dịch vụ webmail khác đều tê liệt, chỉ có Gmail vẫn sử dụng được (hơi chậm 1 chút). Đến ngày thứ 3, Gmail hoạt động nhanh như thường, các webmail khác lúc đó mới lục tục làm việc lại (nhưng rất chậm).

 

Đó là kinh nghiệm đúc kết trong 10 năm qua của tôi, còn bạn thì sao?

Continue Reading...

5 lý do tôi chọn Gmail?

Mail nào chưa đọc hôm nay?

Mẹo nhỏ này trong Outlook sẽ giúp bạn biết được hôm nay bạn có mail nào còn marked Unread. Mẹo nhỏ nhưng hoàn toàn hữu dụng.

Khi email chạy vào Inbox, chúng có thể tự động được di chuyển đến các folder khác nhau. Do đó, bạn có thể sẽ bỏ qua một vài email quan trọng.

Để tránh tình trạng này, tôi dùng Search Folder. Bạn có thể theo các bước sau:

1. Tạo 1 Search Folder

• Outlook 2003 và 2007: File – New – Search Folder…

• Outlook 2010: Sang Tab Folder – click nút Search Folder…

Kéo thanh trươt xuống dưới cùng – Chọn Create a custom Search Folder – Sau đó click nút Choose…

Đặt tên cho Search Folder này – trong hình minh họa sau đây, tôi đặt là Today’s Unread Mail

Click nút Criteria…

Trong tab Messages – cấu hình như sau:

Bạn cũng có thể cấuhình received in the last 7 days – nếu bạn muốn Search Folder này thể hiện email Unread trong vòng 7 ngày trở lại.

Trong tab More Choices – cấu hình như sau:

 

Chọn OK – OK – OK để đóng cửa sổ tạo Search Folder lại.

Bây giờ xem trong phần Search Folder – bạn sẽ thấy folder Today’s Unread Mail – lưu ý folder này không chứa email – chỉ thể hiện tất cả email Unread ngày hôm nay thôi.

Cùng nguyên lý này, bạn có thể tạo các Search Folder khác tùy theo nhu cầu để phục vụ công việc của bạn tốt hơn.

Continue Reading...

Mail nào chưa đọc hôm nay?