Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Đối với các bạn làm việc văn phòng, hầu như tất cả mọi người đều dùng Outlook để trao đổi thư tín. Sau đây là 10 phím tắt tuyệt vời nhất:

1. Lỡ tay xóa 1 email?

Ctrl + Z – sẽ giúp bạn Undo thao tác gần nhất

2. Bạn thường xuyên sắp xếp lại email vào các folder khác nhau?

Ctrl + Shift + V – sẽ giúp bạn mở cửa sổ Move Item

3. Bạn muốn Forward email cho người khác?

Ctrl + F – Forward nhé

Ctrl + Shift + F – Forward as attachment

4. Bạn muốn gửi email (đương nhiên rồi)?

Alt + S – Send đây

5. Nhanh trở về Inbox?

Ctrl + Shift + I – về Inbox ngay

6. Bạn muốn Reply cho 1 email?

Ctrl + R

Ctrl + Shift + R – Reply All nha

7. Send/Receive all?

Ctrl + M  hoặc F9

8. Tạo email mới?

Trong Mail: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + M

9. Tạo Meeting Request?

Trong Calendar: Ctrl + N

Từ chỗ khác: Ctrl + Shift + Q

10. Mark as read?

Ctrl + Q

Phím tắt không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn giảm thao tác dùng chuột –> tránh bị đau tay khi làm việc trên máy tính.

Chúc các bạn một cuối tuần vui vẻ.

Continue Reading...

Outlook 2007: 10 phím tắt tuyệt vời nhất

Export ngày sinh từ Facebook

Nhu cầu: Bạn cần xuất ngày sinh nhật của các người bạn trong Facebook sang lịch làm việc của mình trên Google/Yahoo hoặc trong Outlook.

Cách thực hiện: Click Events – Birthdays – từ đây bạn có thể lựa chọn xuất ngày sinh của bạn mình sang Apple iCal, Outlook, hoặc Google/Yahoo calendar.

Rất đơn giản và tiện lợi – bây giờ cho dù bạn ngồi trên máy tính, hoặc dùng điện thoại di động, bạn vẫn được nhắc nhở nếu sắp đến ngày sinh của “ai đó”.

Continue Reading...

Export ngày sinh từ Facebook

Mail nào chưa đọc hôm nay?

Mẹo nhỏ này trong Outlook sẽ giúp bạn biết được hôm nay bạn có mail nào còn marked Unread. Mẹo nhỏ nhưng hoàn toàn hữu dụng.

Khi email chạy vào Inbox, chúng có thể tự động được di chuyển đến các folder khác nhau. Do đó, bạn có thể sẽ bỏ qua một vài email quan trọng.

Để tránh tình trạng này, tôi dùng Search Folder. Bạn có thể theo các bước sau:

1. Tạo 1 Search Folder

• Outlook 2003 và 2007: File – New – Search Folder…

• Outlook 2010: Sang Tab Folder – click nút Search Folder…

Kéo thanh trươt xuống dưới cùng – Chọn Create a custom Search Folder – Sau đó click nút Choose…

Đặt tên cho Search Folder này – trong hình minh họa sau đây, tôi đặt là Today’s Unread Mail

Click nút Criteria…

Trong tab Messages – cấu hình như sau:

Bạn cũng có thể cấuhình received in the last 7 days – nếu bạn muốn Search Folder này thể hiện email Unread trong vòng 7 ngày trở lại.

Trong tab More Choices – cấu hình như sau:

 

Chọn OK – OK – OK để đóng cửa sổ tạo Search Folder lại.

Bây giờ xem trong phần Search Folder – bạn sẽ thấy folder Today’s Unread Mail – lưu ý folder này không chứa email – chỉ thể hiện tất cả email Unread ngày hôm nay thôi.

Cùng nguyên lý này, bạn có thể tạo các Search Folder khác tùy theo nhu cầu để phục vụ công việc của bạn tốt hơn.

Continue Reading...

Mail nào chưa đọc hôm nay?

Sao lưu PST file của Outlook

Tại sao bạn cần sao lưu dữ liệu?

Trong Outlook, bạn có thể tạo thêm nhiều Personal Folders để chứa email offline. Thực chất các Personal Folders tồn tại dưới dạng các file .pst trên máy tính của bạn (và thường được lưu trong cùng ổ đĩa cài đặt Windows).

Do đó, bạn cần sao lưu các file .pst này sang một ổ đĩa khác/đĩa cứng (mạng)/server khác để phòng ngừa trường hợp Windows bị hư.

Microsoft cung cấp Backup add-in có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Bạn có thể download Backup add-in ở đây. Sau đó đóng Outlook – tiến hành cài đặt. Khi mở Outlook lên bạn sẽ thấy trong Menu File – có thêm lệnh Backup…

Cấu hình:

Khi chạy lệnh Backup bạn sẽ thấy tất cả các Personal Folders hiện đang dùng. Chọn những Personal Folders nào cần sao lưu.

Bạn lưu ý phần File Location: phải chọn địa chỉ sao lưu trên một ổ đĩa khác/đĩa cứng (mạng)/server khác.

Mặc định, chương trình sẽ nhắc bạn sao lưu mỗi 7 ngày, bạn có thể thay đổi cho phù hợp nhu cầu sao lưu của mình.

Sau đó đóng Outlook lại – Mở Outlook lên – đóng lại – lúc này chọn Save Backup

Lưu ý: Chương trình chỉ nhắc bạn sao lưu khi bạn đóng Outlook.

Phương châm của cuocsongonline.com về sao lưu là: Hãy sao lưu trước khi quá trễ.

Continue Reading...

Sao lưu PST file của Outlook

Outlook 2007: quên email

Vấn đề:

Nếu mỗi ngày bạn phải đọc ít nhất 30 mail – trong đó có 15 mail yêu cầu bạn làm gì đó – làm sao để không quên?

Giải pháp:

1. Tạo 1 Reminder (trong Task) từ email nhận được:

Right click email cần nhớ – Follow up – chọn 1 ngày nào đó – hoặc chọn Customs… sau đó chọn ngày cần nhắc nhở

2. Tạo 1 Appointment (trong Calendar) từ email nhận được:

Drag email cần nhớ vào Nút Calendar – chỉnh lại ngày tháng nếu cần – Click Save and Close

Sự khác biệt:

Giải pháp 2 đưa email cần nhớ vào Calendar nên có thể đồng hóa Lịch làm viêc đó với Smart phone của bạn (nếu có).

 

Vậy là xong, hy vong tip nhỏ này sẽ giúp bạn không còn sót việc nữa :).

Continue Reading...

Outlook 2007: quên email