Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Tính năng Track Changes trong Word 2007. Bài viết cũng sẽ trả lời câu hỏi của bạn Đoàn Khắc Thông ở Hưng Yên đã gửi đến cuocsongonline.com vào ngày 05 tháng 04 năm 2012.

Giới thiệu: Track Changes thường được sử dụng trong trường hợp sau: bạn có 3 người cùng làm việc trên 1 văn bản: Người đầu tiên tạo ra văn bản và gửi cho bạn, Bạn là Editor (Trưởng phòng), người còn lại là Reviewer (Giám đốc - Sếp của bạn :))

Editor nhận được văn bản sẽ cần phải có ý kiến (comments) và sửa chữa trên văn bản đó. Editor sẽ làm như sau:

1. Mở văn bản

2. Sang tab Review – Click Track Changes để bật tính năng Track Changes lên.

3. Thêm comment, sửa theo ý muốn

Tất cả những thay đổi này sẽ được thể hiện rõ ràng trên văn bản. Editor nên tắt Track Changes đi trước khi gửi tài liệu cho Reviewer

Sau đó Editor gửi văn bản đó cho Reviewer, người sẽ xem lại (review) và duyệt những comments và sửa chữa/thay đổi của Editor.Đây là phần việc của Reviewer:

1. Mở văn bản

2. Sang Tab Review – Chọn Original Showing Markup từ hộp chọn trong Group Tracking

Reviewer sẽ thấy những thay đổi do Editor tạo ra.

3. Click Accept hoặc Reject trong Group Changes để Chấp thuận hoặc Hủy bỏ những thay đổi này từng cái một.

Nếu Reviewer muốn Chấp thuận tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Accept, Chọn Accept All Changes in Document

Nếu Reviewer muốn Hủy bỏ tất cả thay đổi, Click mũi tên phía dưới nút Reject, Chọn Reject All Changes in Document

Reviewer có thể dùng nút Next và Previous để di chuyển qua lại giữa những Thay đổi do Editor tạo ra.

Các bạn có thể xem đoạn Video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Track Changes trong Word 2007 (bằng Tiếng Anh) tại đây.

Nếu các bạn còn thắc mắc gì, xin vui lòng comment hoặc gửi email về support@cuocsongonline.com

Continue Reading...

Word: Hướng dẫn sử dụng Track Changes

Word: 4 templates chuyên dùng cho brainstorming

Brainstorming thường được sử dụng khi người ta cần có “càng nhiều ý tưởng càng tốt”.

Xin giới thiệu với các bạn 3 Winword template dành riêng cho brainstorming. Các bạn có thể download chúng về và in ra, sau đó phát cho mọi người trong buổi brainstorming – rất dễ dàng và tiện lợi – giúp mọi người tập trung vào chủ đề brainstorming.

1. Process Chart – download tại đây.

Dùng để tạo workflow chart

2. KWL Chart – download tại đây.

 

Giúp bạn xác định / tập trung / ưu tiên chọn kỹ năng / kiến thức nào cần học. Giải thích thêm tại đây.

3. T chart – download tại đây.

Dùng để phân tích mặt lợi / hại – 2 mặt của bất kỳ vấn đề nào.

4. Fishbone Diagram – download tại đây.

Còn gọi là Is hikawa Diagram – giải thích thêm tại đây. Thường dùng để phân tích nguyên nhân / kết quả.

Trong ví dụ trên – 1 Good week at camp là thành quả (effect) do nhiều người đóng góp (cause).

Chúc các bạn sẽ có nhiều ý tưởng độc đáo và hữu dụng trong buổi brainstorming sau nhé.

“Nguồn: www.makeuseof.com”

Continue Reading...

Word: 4 templates chuyên dùng cho brainstorming

TouchFreeze: không thể thiếu cho laptop

Một số laptop thiết kế bàn phím không phù hợp với tay của bạn hoặc cách gõ bàn phím của bạn (Trong trường hợp của tôi là Lenovo Thinkpad T410), nên khi bạn gõ bàn phím thì lâu lâu lại đụng nhầm Touchpad.
Bạn cứ tưởng tượng đang gõ 1 văn bản dài – dấu nhắc của Winword đang chạy theo điểm bạn gõ, con trỏ chuột thì ngẫu nhiên nằm ở một vị trí nào đó. Bạn đang gõ ngon lành thì lỡ tay chạm vào Touchpad –> Dấu nhắc sẽ chạy đến vị trí con trỏ chuột –> thế là bạn gõ lung tung vào chỗ đó. Nếu gõ Tiếng Việt thì còn thảm hơn nhiều.
May sao, ta có TouchFreeze
TouchFreeze sẽ tự động disable Touchpad khi bạn đang gõ bàn phím – trên cả tuyệt vời :).
Bạn có thể download TouchFreeze tại đây.

Continue Reading...

TouchFreeze: không thể thiếu cho laptop

Hỏi/đáp: Word Comments

Cuối tuần qua, cuocsongonline.com nhận được một câu hỏi về Comments trong Microsoft Word 2007.

Câu hỏi của bạn Tiến Huỳnh như sau:

“Cuộc sống online vui lòng chỉ mình cách đổi tên người comment trong Word 2007 với, vì một một văn bản có nhiều người comment, nên có nhu cầu phải biết tên từng người”

cuocsongonline.com xin trả lời như sau:

Chức năng Comment trong Word 2007 mặc định hỗ trợ nhiều người comment. Word 2007 cũng hỗ trợ thể hiện rõ ràng ai comment cái gì và vào thời gian nào.

Lấy ví dụ mình có một văn bản như sau:

Bạn có thể thấy comment của nhiều người.

Tên của người comment được quy định bởi thông tin lúc đầu cài đặt Microsoft Office 2007. Nếu mỗi máy của người dùng đều có thông tin đúng về tên người dùng thi điều này sẽ được thể hiện rõ như ví dụ trên.

Trong trường hợp tất cả các máy do IT cài đều dùng 1 tên – bạn có thể đổi lại tên cho đúng với tên của người dùng bằng cách: Click tab Review – Click mũi tên trong nút Track Changes – Click Change User Name…

Trong màn hình trên, bạn có thể thay đổi User name và Initials

Bây giờ khi bạn Insert 1 comment mới, bạn sẽ thấy tên người comment đã thay đổi, màu sắc thay đổi, Initial cũng thay đổi:

Hy vọng những thông tin trên giúp ích cho công việc của bạn. Nếu còn có thắc mắc bạn có thể gửi email về support@cuocsongonline.com hoặc comment ở bên dưới.

Cảm ơn bạn Tiến Huỳnh.

Continue Reading...

Hỏi/đáp: Word Comments

Word: Tham khảo chéo trang

Tình huống:

Giả sử ở Trang 1 – bạn đề cập đến thuật ngữ Tham khảo chéo số trang nhưng không muốn giải thích chi tiết tại trang  1. Bạn muốn chỉ người đọc đi đến Trang 2 giải thích thuật ngữ để xem thêm. Vấn đề là nếu sau này bạn chuyển Trang giải thích thuật ngữ xuống thành Trang 5 thì làm sao để Word có thể tự cập nhật thay đổi này?

Giải pháp:

Page Number Cross Reference sẽ giúp bạn tự động cập nhật số trang của trang giải thích thuật ngữ thành trang 5.

Các bước thực hiện:

1. Đứng ở trang cần tham khảo

Trong ví dụ này là Trang 2

2. Chọn phần cần tham khảo – Insert – Bookmark

3. Gõ tên Bookmark vào – Add

Trong ví dụ này, tôi chọn tên là bm1_thamkhaocheo

4. Quay lại trang cần insert Page Number Cross Reference

Trong ví dụ này là Trang 1

Đưa con trỏ chuột vào chỗ cần Insert Page Number Cross Reference

Trong ví dụ này là sau từ trang – Ctrl F9

gõ pageref + tên bookmark – trong ví dụ này là pageref bm1_thamkhaocheo

F9

Bạn sẽ thấy số trang 2 được thêm vào

Sau đó bạn có thể test lại bằng cách di chuyển phần giải thích sang trang 5, quay lại trang 1, Right click vào số 2 – Update field –> bạn sẽ thấy số 2 được tự động cập nhật thành số 5.

Chúc các bạn thành công.

Continue Reading...

Word: Tham khảo chéo trang

Hiển thị số lần lưu văn bản

Giả sử bạn muốn biết văn bản này đã được chỉnh sửa/lưu mấy lần (đây là phiên bản thứ mấy của văn bản này)?

Đây là các bước thực hiện (phải làm từ lúc đầu tiên tạo văn bản)

1. Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn Số lần lưu văn bản

Ở đây tôi vào Header của văn bản và gõ Revision Number

2. Sang tab Insert – click Quickparts – chọn Field…

 

3. Sổ mũi tên ở Categories – chọn Numbering – chọn RevNum – OK

Và đây là kết quả:

Sau đó bạn có thể thử chỉnh sửa văn bản (ở đây tôi gõ abc) – lưu lại – gõ thêm d – lưu lại

Để Refresh field RevNum ở trên – bạn vào Header – Right click field (số 1) và chọn Update Field – kết quả:

Chúc các bạn thành công :).

Continue Reading...

Hiển thị số lần lưu văn bản

Track Changes trong Word

Mục đích:

Sử dụng Track Changes trong Microsoft Office 2007 để chia sẻ và cùng làm việc trên tài liệu.

Nguyên lý:

• Track Changes cho phép 1 hoặc nhiều người biên tập và sau đó 1 tác giả sẽ chốt lại phần chỉnh sửa nào được giữ lại.
• Bạn có thể chia sẻ tài liệu cần biên tập qua mạng hoặc gửi qua email cho đồng nghiệp.

Lưu ý:

• Bạn cần bật tính năng Track Changes lên trước khi sử dụng.

Bật / Tắt Track Changes trong Word

Click tab Review.

Click nút Track Changes để bật / tắt tính năng này.

Nếu bạn thấy nút này sáng lên màu cam –> tính năng Track Changes đang được kính hoạt.

Nếu bạn là tác giả, nhớ bật Track Changes lên trước khi gửi tài liệu cho người khác – và trong email nhắn họ đừng tắt Track Changes.

Bạn là người biên tập – bạn cần theo dõi phần biên tập của mình

Giả sử trường phòng gửi cho bạn 1 bản hợp đồng nháp cần bạn biên tập lại.

Bật Track Changes – tiếp theo biên tập bình thường

Tất cả các phần chỉnh sửa sẽ được đổi sang màu khác để bạn theo dõi.

Sau khi xong, click vào mũi tên trên đây, chọn Final để xem kết quả cuối cùng.

Bạn cũng có thề góp ý bằng cách Click nút New Comment

Bạn là tác giả – bạn quyết định phần biên tập nào được giữ lại

Khi trưởng phòng của bạn nhận lại bản hợp đồng qua email. Anh ta sẽ làm như sau:

Mở bản hợp đồng

Click tab Review – Click để đi đến điểm biên tập đầu tiên – click Accept / Reject để giữ lại / từ chối

Đối với những góp ý (comments) của bạn, trưởng phòng có thể chỉnh sửa comments hoặc xóa đi bằng nút Delete trong phần Comments

Hoàn tất

Sau khi trưởng phòng đã xem qua và giữ lại / từ chối phần biên tập của bạn, anh ta chỉ việc tắt Track Changes đi – lưu file lại là xong.

Lưu ý:

Nhớ tắt Track Changes đi khi đã hoàn tất – nếu không bạn gửi hợp đồng cho khách – khách nhìn vào thấy hết quá trình biên tập thì :) :) :).

 

Bạn có bao giờ dùng Track Changes?

Nếu bạn có thắc mắc câu hỏi gì, xin vui lòng comment hoặc gửi email về support@cuocsongonline.com

Continue Reading...

Track Changes trong Word