9 mẹo Viết email hiệu quả

Trích: http://emailcharter.org/ – 9 mẹo sử dụng email hiệu quả và chuyên nghiệp

1. Tiết kiệm thời gian cho người nhận:

Luôn nghĩ: làm sao để người nhận ít tốn thời gian nhất khi xứ lý email của mình – lúc đó họ sẽ có hứng thú nhân và đọc email của bạn.

2. Rõ ràng:

• Subject ngắn gọn, nêu rõ chủ đề email, có thể thêm [Info], [Urgent], [Low Priority],vvv để người đọc dễ phân loại email.
• Câu đầu tiên nêu lý do email.
• Tránh dùng những font chữ lạ mắt, màu mè.

3. Tránh đặt câu hỏi cuối email:

Thay vì hỏi: “Ý anh thế nào?”, hãy đưa ra kiến nghị cụ thể: “Anh nghĩ sao nếu tôi – a) Liên hệ gặp khách hàng trực tiếp – b) Tiếp xúc qua điện thoại – c) Email

4. Hạn chế gửi cc

Chỉ cc những người nào thật sự cần biết nội dung email.

5. Hạn chế Email liên quan

• Đôi khi 1 vấn đề được bàn bạc nhiều lần, nên cần có những email liên quan trước đó làm ngữ cảnh thì người đọc mới có đủ thông tin xử lý email của bạn.
• Tuy vậy, tối đa nên có tối đa 3 email liên quan thôi, nhiều hơn làm người đọc rất mất thời gian và dễ bị lạc lối.
• Nếu sự việc quá phức tạp với nhiều email liên quan, hãy mời họp thì tốt hơn.

6. Hạn chế file đính kèm

File đính kèm nên có dung lượng vừa phải – không nên vượt quá 5MB.

7. Nên sử dụng EOM (End of Message) và NNTR (No Need to Respond)

• Nếu email của bạn chỉ gói gọn trong Subject là đủ – vậy chỉ cần thêm EOM vào cuối Subject – người đọc sẽ không phải mở email ra
• Nếu email của bạn không cần người đọc trả lời – hãy thêm NNTR vào cuối email hoặc cuối Subject
• Ghi chú: Nếu bạn cho rằng người đọc chưa biết những chữ viết tắt này, hãy ghi nguyên câu: End of Message (EOM) / No Need To Respond (NNTR) – sau vài lần sử dụng thì họ sẽ quen.

8. Hạn chế những mail không cần thiết

Có người gửi email: “Thank you for your help” – đa phần các trường hợp không cần thiết phải trả lời bằng 1 email khác “You’re welcome”. Như vậy sẽ tiết kiệm cho bạn và người đọc ít nhất 30 giây.

9. Go offline

Bạn nên dành ra 1 thời gian nhất định – 2-3h/ngày không check mail – để dành tập trung cho những việc dài hạn khác.

9 mẹo Viết email hiệu quả